（１）個人情報の安全取扱いに関するマニュアルを定め、個人情報管理責任者を置いて、適切に管理します。
（２）個人情報の収集にあたっては、利用目的を明らかにするとともに、その目的達成に必要な範囲内で、適切に管理し使用します。
①ご注文いただいた書籍・雑誌の発送業務。
②お申し込みいただいた出版ダイジェスト紙の発送業務。
③その他、目録やパンフレットなど資料の発送業務。
（３）個人情報は、法令等により開示が義務づけられている場合を除き、本人の承諾なしに、第三者への提供はしません。
（４）個人情報の改ざん、遺漏、不正なアクセス等を防止するため、必要な措置を講じます。
（５）個人情報の処理を社外の業者等に委託する場合は、適正な委託先を選定するとともに、個人情報の保護に関する契約を取り交します。
（６）当会が保有する個人情報について、本人から内容の確認や訂正等の申し出を受けた時は、本人確認等必要な手続きを経たうえ、迅速に対処します。
（７）上記各項の内容を従業員に周知せしめるとともに、必要な措置を継続的に見直し、その改善に努めます。
- 個人情報保護法とは
正式名を「個人情報の保護の関する法律」（平成15年５月30日公布、17年４月１日から全面施行）というこの法律は、多量の個人情報（おおむね5,000人分以上）を扱う個人情報取扱事業者が、情報の漏洩等で個人の利益権利を侵害することなく、個人情報を適正に管理するために守るべき義務を定めたものです。義務に違反すると、最高で「６ヵ月以下の懲役又は30万円以下の罰金」という重い刑罰が適用されます。
- 個人情報とは
個人情報保護法が対象とする個人情報とは、「生存する特定の個人を識別できる情報」のすべてです。「特定の個人を識別」とは「具体的な個人を特定できること」と考えてください。具体的には、個人の住所、氏名、生年月日、電話・ＦＡＸ番号、メールアドレス、携帯アドレスなどが該当します。さらに、銀行等の口座番号やクレジットカード番号、「メールマガジン」や「コンテンツのネット配信」などの会員制組織に必要な会員番号、ユーザＩＤ、パスワードなども個人情報になります。なお、個人情報保護法では「個人情報」とならんで、「個人情報データベース等」「個人データ」「保有個人データ」と語句を使い分けて定義しており、それぞれで「個人情報取扱事業者」の課せられる義務が異なります。
（１）「個人情報データベース等」
コンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物。コンピュータを用いない場合であっても、紙面で処理した個人情報を一定の法則（五十音順、生年月日順など）で整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索できるように工夫し、他人によっても容易に検索可能な状態にあるものは、これに該当する。
（２）「個人データ」
「個人情報データベース等」に記録された個人情報の一つ一つのこと、コンピュータに入力済みの個人情報は勿論、入力のために保管しているハガキ類も「個人データ」になります。同様に、「会員登録カードファイル」や「名刺ファイル」、加えるために保管している新規登録カードや名刺も「個人データ」に含まれます。
（３）「保有個人データ」
「個人データ」のうち、本人（情報によって識別される特定の個人）から情報の開示等（開示、訂正・追加・削除、利用の停止、第三者への提供の停止）の求めがあった場合、個人情報取扱事業者が自らの権限でそれに応じることができるものとします。また、自ら収集し、データベース化した「個人データ」の殆どが「保有個人データ」になると考えられます。但し、データベース化した「個人データ」であっても、６カ月以内に消去されるものは「保有個人データ」にはなりません。「保有個人データ」となれば、本人から内容の開示等の求めがあった場合、個人情報取扱事業者には、それに応じて本人に回答する義務が生じます。
- 個人情報の取得
個人情報を取得するにあたっては、以下の点が、個人情報取扱事業者に義務づけられます。
（１）利用目的を特定すること
個人情報の利用目的は、具体的に特定する必要があります。例えば、「新刊情報をお送りするため」「出版企画の参考にさせていただくため」などのように、個人情報の利用のされ方がイメージできる表現を使ってください。「サービス向上のため」とか「マーケティング活動に用いるため」いった抽象的な表現は、利用目的を特定しているとは見なされません。
（２）利用目的の明示
情報を収集するにあたって、本人の個人情報となる事項を記入してもらうハガキ等には、利用目的を明示します。また、ウェブサイト上で取得する場合は、個人情報の入力画面に利用目的を明かします。
（３）名簿等の利用
第三者から名簿などの個人情報の提供を受けて利用することは、原則として行いません。名簿を持っている第三者が、法に定める手続きを踏んで個人情報を取得したか否か不明であり、後々に問題を残す恐れがあります。同様に、当社から第三者に名簿等の個人情報の提供もいたしません。
- 個人情報の利用
個人情報は、取得時に特定した利用目的以外に、利用することはできません。利用目的以外で利用した場合は、罰則の対象となります。また、取得した個人は、その利用目的を達成するための範囲において正確性と最新性を保つようにしなければなりません。６カ月を超えて個人データを保有する場合は、特に注意が必要です。
- 個人情報の管理
個人情報取扱事業者には、個人情報の漏洩・流出でさせることなく適正に管理することが義務づけられています。
- 個人情報の廃棄
利用が終了した個人情報の不完全な廃棄は、漏洩等の原因になります。プリントアウトやコピーした紙、磁気媒体などは以下のより方法に完全に廃棄してください。
（１）ハガキ．文書
必要枚数以上はコピーせず、使用後はシュレッダーにかけて断裁するなどの措置を確実に実行してください。
（２）磁気媒体
使用後の消去はもちろん、紙と同様の粉砕処理を確実に実行してください。
（３）パソコン上あるいはサーバー上のファイル
ファイルを削除することはもちろん、すべてのコピー、プリントアウトをシユレッダーにかけて廃棄します。ファイルは削除した後もパソコン内やサーバー内にデータとして残っている可能性があります。完璧を期すため、別ファイルを上書きするなどして破壊しておく必要がます。「個人情報管理責任者」に相談して必要な対策をとって下さい。
- 外部事業者への委託など
個人情報の取扱いに関する作業（情報の入力・保守、名簿を利用しての商品の発送など）を外部事業者に委託するときは、個人情報の安全管理に関する条項を含んだ業務委託契約を結ぶ必要があります。その際、契約書のコピーを一通、総務担当へ提出してください。
- 問合せ等への対応
個人情報保護法が施行されましたが、敏感な読者・業者などから問合わせには、丁寧かつ迅速な対応をお願いします。細かな質問には「個人情報管理責任者」に相談してください。
- 職員の守るべきルール
最後に個人情報の適正な取扱を実現するために、（社）出版梓会として守るべき最低限のルールを掲げておきます。
（１）個人情報を取得するときは使用目的を明示する
（２）使用目的を偽ったり、不正な方法で収集しない。他社の作成した名簿等は、それが公表されたものでない限り使用しない。業務として使用せざるを得ない場合は、必ず相手先の情報取得方法を確認した上で契約書を取り交わす。
（３）収集に当たって明示した目的以外に個人情報を利用しない。
（４）個人情報を第三者に提供しない。
（５）許可なしに個人情報をフロッピーやＣＤ、私用パソコンなどにダウンロードしない。
（６）読者などから難しい質問や苦情、情報開示等の求めがあったときは、独断で処理せず、個人情報取扱責任者に連絡・相談する。
（７）社外の業者に情報処理を委託する際には、業務委託契約書の中に必ず個人情報の安全管理に関する条項を入れる。
（８）個人情報の取扱に関し、疑義や不明な点、または不正等があったときは、速やかに個人情報管理責任者に報告する。
